céges rendezvény, rendezvényszervezés
Tanulságos történeteket
Ezek az esettanulmányok, azok számára lehet hasznos, akik saját maguk szervezik a céges rendezvényt.
Hiszen a mondás is így szól: az okos ember….. J
Dőlj hátra most elmesélem neked milyen amikor egy lezárt házba próbálunk bejutni, és a lépcsőházban szervírozni a reggeli welcome falatokat.
Adott egy 70 fős rendezvény, minden simán indul hiszen ismerjük a helyszínt évek óta visszatérő megrendelőnk.Úgy gondoltam nem érhet minket meglepetés ám ekkor jött a hír, hogy a lépcsőházat felújítják ezért a liftet lezárták, nem tudjuk használni.
A rendezvény az 5. emeleten kerül megrendezésre, ezért gyors megoldást kellett találnunk. A kora reggeli kezdés ellenére a megrendelőt sikerült elérni és egy másik lépcsőházat javasolt, itt ugyan volt működő lift azonban csak az első emeletről indult és a negyedik volt a „végállomás”. Két emeleten keresztül így is kézben kellett felvinni a rendezvényhez szükséges eszközöket, italokat és ételeket.
Feljutottunk a negyedikre és ismét jött a meglepetés egy lezárt rács állta el utunkat, újbóli telefonálgatás, már 40 perc mínuszba vagyunk.
Majd újabb 40 perc elteltével megérkezett a kulcsos ember aki beengedett minket az irodába.
Az második stresszhullám után felszolgálóink a lépcsőházban átöltöztek vendégfogadáshoz és a dobozok és rekeszek tetején bekészítettük az apró pogácsákat, süteményeket és tálcára készítettük az üdítőket.
Köszönhetően a jó reakció időnknek, módosítottuk a tervet, vettük az akadályt és időben tudott indulni a rendezvény .
*Tanács *
Az igazi rendezvényszervezői munka akkor lesz nélkülözhetetlen amikor ilyen és/vagy hasonló helyzeteket kell megoldani. A tapasztalaton és a részleteken múlik minden.
Rengeteg tényezőre kell figyelnünk egy rendezvény szervezése közben, valamint az elintézni valók listája folyton növekszik.
céges rendezvény, rendezvényszervezés
Folytatjuk rovatunk melyben tanulságos történeteket mesélünk el.
Ezek az esettanulmányok, azok számára lehet hasznos, akik saját maguk szervezik a céges rendezvényt.
Hiszen a mondás is így szól: az okos ember….. J
Emlékszem: hideg, fagyos, téli reggel volt, a rendezvény összetettsége miatt már nagyon korán kellett indultunk. Egy vidéki nagyvárosba szerveztünk céges karácsonyi partit, ahol komplett rendezvényszervezést, cateringet és programokat kértek tőlünk. December 17-én volt, amikor a rendezvényre igyekezve már az autópályán óriási forgalomba és dugóba ütköztem. A közelben lévő bevásárló központnál annyira feltorlódott a forgalom, hogy autópályáról már nem lehetett lekanyarodni. Nagyon hosszú időt töltöttem a dugóban és sajnos, elkéstem a rendezvény előkészítésének a kezdéséről. Ettől nagyon feszült lettem, hiszen nem megengedett a késés! 🙁
Az elmúlt évek tapasztalatiból tanulva a váratlanul adódó helyzetekre mindig plusz időt tervezek, de erre magam sem számítottam. Nem gondoltam arra, hogy december közepén, hétfőn délelőtt az emberek nagy része nem dolgozik. Utólag rájöttem, hogy mivel fizetések voltak a környező gyárakban, ezért a családok többsége már a karácsonyi bevásárlást intézte.
Nagyon rosszul éreztem magam, amiért vezetőként elkéstem a kezdésről. A helyszínen dolgozó kollégákkal végül telefonon egyeztettünk. Így, telefonos irányítással és az időben érkezett és kiváló szakmai tudással rendelkező személyzettel mindent megoldottak. A rendezvény időben indult!
*Tanács *
Gondolj olyan váratlan helyzetekre, melyekre nem gondolsz…!
Minden esetben számolj plusz idővel és olyan vállalkozókkal és segítőkkel, akik akár Nélküled is megoldják, a helyzetet. Ehhez kell a tapasztalat és a már kipróbált és jól ismert személyzet és alvállalkozói kör. Átgondolva, figyelve az összefüggésekre és jól gondold át és a legoptimálisabb döntésekkel old is meg az esetlegesen felmerülő helyzetet.
Sikeres és stressz mentes rendezvényeket kívánok!
Szuper csomagajánlataink közül pedig itt válogathatsz
Szendvics ebéd
Tréning ebéd
https://essentiaevent.hu/csaladi-nap-csomagajanlat/
rendezvényszervezés
Családi vacsorát vagy szülinapot már mindenki szervezett. Rendezvényszervező irodánk segítséget nyújt azoknak, akik eddig nem foglalkoztak rendezvényszervezéssel. Vannak lépések, amelyeket be kell tartani, ahhoz, hogy a jól sikerült rendezvény végén elégedett legyen. Célszerű időben tervezni és szervezni. Kezdjük hát, az egyik legfontosabb.
Kérje ajánlatunkat online – AJÁNLATKÉRŐ ŰRLAP
Cél meghatározás, mi is ez pontosan? Tudnunk kell milyen eseményt, rendezvény akarunk szervezni.
Időpont kitűzése, ez gondolom egy értelmű…
Vendégek létszáma és életkora.
Hol? Megfelelő rendezvényhelyszín kiválasztás, lehet indoor vagy outdoor. A rendezvény jellege, létszáma és más további szempontok alapján történik a kiválasztása.
Semmiképpen sem szabad kihagyni a felsorolásból a költségek tervezését sem. Fontos már az elején tervezni és számolni!
Vendéglátási forma kiválasztása, baráti bulizást vagy díszétkezést tervezel? Persze e két forma közt még nagyon sok további lehetőség van… fontos az ételek és italok kiválasztása. Catering szolgáltató vagy saját magunk biztosítjuk a vendéglátást?
Programok, fellépők művészek kiválasztása, időpont rögzítése, szerződéskötés. Jogdíjak tisztázása!
Dekoráció, erről oldalakat lehetne írni.
Regisztráció a rendezvény jellegéből adódik.
Vendég fogadás, hogyan, milyen formában szükséges egyáltalán?
Ruhatár kezelése, évszaknak megfelelően kezelendő. Példa: téli, karácsonyi összejövetel otthon, az előszoba fogas valószínű, hogy nem 20-30 vagy még több főre van tervezve. Gondoskodni kell egy olyan helyiségről, gardróbról ahol kulturáltan lehet tárolni a vendégek kabátjait. Az érkező vendég számára ez első benyomás, fontos!
További szempontok melyen végig haladva egy jó rendezvény hozható létre.
Ellenőrzés, egy héttel a rendezvény előtt újra ellenőrizni mindent, a résztvevőktől a beszállítókig. Ha szükséges rendezvény forgatókönyv készítése is segítség lehet. És végül a szervező Érkezzen, időben!
HOL CSÚSZHAT EL EGY RENDEZVÉNY…elcsúszhat IGEN!
Hasznos lehet mások tapasztalatait is meghallgatni, vagy ha a rendezvény jelleg indokolja profi szakemberek segítségét kérni.
Kapcsolódó cikkek:
rendezvényszervezés
Mikor nem tud már egy rendezvényszervező sem segíteni ?
Amikor előre látható a rövid felkészülési idő,
Irreális igények merülnek fel,
Amikor látható, hogy az elvárások messze túlhaladják a büdzsét,Amikor a már előre kiválasztott helyszín nem alkalmas a rendezvény biztonságos megrendezésére,
Tudatosan – Bölcsen kell választani
Mindannyian tudjuk, hogy minden részlet számít, ezért nagyon fontos, hogy tudatosan válasszuk ki, hogy melyik részletre fordítsunk nagyobb figyelmet és mire költhetünk picit, kevesebbet. Az viszont egyáltalán nem mindegy, milyen színvonalon tesszük ezt!
Milyen hibákat követhetnek el a rendezvényszervezés során?
Rosszul tervezett költségvetés,
VIP vendégek, protokoll hiánya,
Jogszabályok NEM ismerete,
Felkészülés a váratlanra, pl. időjárás,
Ha a fő előadó nem érkezik meg…vagy késik a konyha?
A megrendelő az utolsó utáni pillanatban kitalál egy olyan irreális módosítást, ami miatt az egész forgatókönyvet át kell írni és egyszerre értesíteni az összes szolgáltatót.
IDŐ hiány!
