Az egyik leggyakoribb kérdés, amit ügyfeleinktől kapunk:

„Még beleférünk az időbe?”

A válasz legtöbbször igen, de nem mindegy, hogy két hét, egy hónap vagy fél év áll rendelkezésre.

Minél korábban kezdődik a szervezés, annál nagyobb a választási lehetőség a helyszínek, szolgáltatók és programok között. Ez nemcsak a költségvetésre, hanem a résztvevői élményre is jelentős hatással van.

Az Essentia Eventnél szerveztünk már néhány hét alatt megvalósuló rendezvényeket és több mint egy évig előkészített nemzetközi konferenciát is. A szervezési idő mindig a rendezvény céljától és összetettségétől függ.

3 hét – Ha gyorsan kell megoldani

Három hét alatt is lehet sikeres rendezvényt szervezni, de ilyenkor a rugalmasság kulcsfontosságú.

A legnagyobb kihívás általában nem maga a szervezés, hanem a szabad kapacitások megtalálása.

Ilyenkor előfordulhat, hogy kompromisszumot kell kötni:

• a helyszín kiválasztásában,
• a fellépők vagy előadók elérhetőségében,
• a dekorációban,
• vagy bizonyos programokban.

Ennek ellenére egy tapasztalt rendezvényszervező segítségével egy kisebb konferencia, workshop vagy partneresemény rövid határidővel is sikeresen megvalósítható.

1 hónap – Az ideális minimum

Egy hónap már jóval nagyobb mozgásteret biztosít.

Ebben az időszakban általában még van lehetőség:

• megfelelő helyszínt választani,
• összeállítani a programot,
• leszerződni a szolgáltatókkal,
• megtervezni a kommunikációt,
• és biztosítani a szükséges technikai hátteret.

A legtöbb 50–150 fős céges rendezvény ennél az időkeretnél kényelmesen megszervezhető.

6 hónap vagy még több – Nagy volumenű rendezvények

Nemzetközi konferenciák, több száz fős partnernapok vagy összetett vállalati események esetében érdemes legalább fél évvel korábban elkezdeni a szervezést.

Ennek számos előnye van:

• nagyobb helyszínválaszték,
• kedvezőbb árak,
• könnyebb előadó- és fellépőfoglalás,
• hosszabb kommunikációs időszak,
• alaposabb előkészítés.

Egy jól megtervezett rendezvény minden esetben kiszámíthatóbb és nyugodtabb szervezési folyamatot eredményez.

Mi az ideális időzítés?

Ha csak egyetlen tanácsot adhatnánk, ezt mondanánk:

Amint megszületik a rendezvény ötlete, érdemes azonnal elkezdeni a szervezést.

Nem azért, mert minden feladatot azonnal el kell végezni:

hanem mert a legjobb helyszínek és szolgáltatók gyakran hónapokkal előre betelnek.

Különösen igaz ez a kiemelt időszakokra: 

szeptember–november-december,
valamint március–június között.

Essentia tipp

Egy több száz fős gyáravató rendezvény szervezését közel hat hónappal korábban kezdtük meg. Az időben lefoglalt helyszín, technikai háttér és szolgáltatók lehetővé tették, hogy a rendezvény gördülékenyen valósuljon meg, még a projekt közben felmerülő változtatások ellenére is.

Összegzés

A sikeres céges rendezvény szervezés nem kizárólag az idő kérdése, szükséges hozzá a tudatos tervezés, tapasztalat és a megfelelő, megbízható alvállalkozói háttéré.

Bár egy kisebb esemény néhány hét alatt is megvalósítható, a legtöbb vállalati rendezvény esetében 3–6 hónapos előkészítési idő biztosítja a legnagyobb mozgásteret és a legjobb eredményt.

Az Essentia Eventnél minden projektet az adott rendezvény céljaihoz igazítunk, legyen szó egy gyorsan megszervezendő workshopról vagy egy több száz fős nemzetközi konferenciáról.

A legjobb rendezvényszervezés az, amelyből a vendégek csakis az élményt érzékelik.

A háttérben zajló munka, a precíz szervezés és a folyamatos koordináció teszi lehetővé, hogy minden a megfelelő időben és a megfelelő helyen történjen.

Kérj segítséget a szervezéshez!

Ha nem tudod, hogy még beleférsz-e az időbe? Vagy szeretnéd tudni, mikor érdemes elkezdeni a szervezést?

Vedd fel velünk a kapcsolatot!

Segítünk felmérni a lehetőségeket, és megmutatjuk, hogyan lehet a rendelkezésre álló időből a legtöbbet kihozni.