Miért érdemes rendezvényszervezőt megbízni?

Sokan úgy gondolják, hogy egy céges rendezvény megszervezése néhány telefonhívásból és pár e-mailből áll. A valóságban azonban minden sikeres esemény mögött több tucat ember összehangolt munkája, részletes tervezés és számtalan felelősségteljes döntés áll.

Egy tapasztalt rendezvényszervező Budapesten nem csupán szolgáltatókat ajánl vagy helyszínt foglal. Az a feladata, hogy a teljes folyamatot kézben tartsa, összehangolja a résztvevőket, kezelje a váratlan helyzeteket, és biztosítsa, hogy a rendezvény gördülékenyen valósuljon meg.

Az Essentia Eventnél több mint 18 éve szervezünk konferenciákat, partnernapokat, csapatépítőket, protokoll eseményeket és vállalati rendezvényeket. Ez idő alatt megtanultuk, hogy a legjobb rendezvények mögött mindig számtalan láthatatlan munkaóra áll.

Mit csinál valójában egy rendezvényszervező?

A legtöbben a helyszínfoglalással és a cateringgel azonosítják a munkánkat.

Ez azonban csak egy kis része annak, amit egy rendezvényszervező valóban végez.

Egy rendezvény megszervezése során például:

• felmérjük az igényeket,
• elkészítjük a koncepciót,
• kiválasztjuk a megfelelő helyszínt,
• koordináljuk a szolgáltatókat,
• elkészítjük a forgatókönyvet,
• ütemezzük az építést,
• megszervezzük a technikai hátteret,
• felügyeljük a lebonyolítást,
• kezeljük a váratlan helyzeteket.

Mindezt úgy, hogy a megrendelőnek egyetlen pillanatra se kelljen elvesznie a részletekben.

Mikor éri meg rendezvényszervezőt megbízni?

Nem minden rendezvényhez szükséges külső segítség.

Ha azonban

-50 fő felett szervezel eseményt,
-több szolgáltató dolgozik egyszerre,
-fontos vendégeket fogadsz,
-szoros határidővel dolgozol,
-vagy nincs saját rendezvényszervező csapatod,

Ebben az esetben egy tapasztalt rendezvényszervező jelentős terhet vesz le a válladról.

Minél összetettebb egy esemény, annál nagyobb értéket jelent a megfelelő koordináció.

Mennyit spórolhat egy rendezvényszervező?

Elsőre furcsán hangozhat, de egy rendezvényszervező nem feltétlenül jelent plusz költséget.

Sok esetben éppen ellenkezőleg.

Tapasztalatunknak és partnerhálózatunknak köszönhetően segítünk elkerülni a felesleges kiadásokat, optimalizálni a költségvetést és megtalálni azokat a megoldásokat, amelyek a legjobb ár-érték arányt képviselik.

Ennél azonban még fontosabb, hogy időt takarítunk meg.

Egy céges rendezvény szervezése több száz telefonhívást, e-mailt, egyeztetést és döntést igényelhet. Ezek jelentős részét átvállaljuk, így a megrendelő a saját feladataira koncentrálhat.

Milyen hibákat tud megelőzni a rendezvényszervező?

Az évek során ugyanazokkal a problémákkal találkozunk.

• túl későn lefoglalt helyszín
• hiányzó technikai egyeztetés
• elfogadhatatlan csúszás a menetrendben 
• nem megfelelő catering
• rossz időzítés
• párhuzamos programok
• hiányos forgatókönyv
• késői meghívók

A legtöbb probléma nem a rendezvény napján kezdődik.

Hanem hetekkel korábban.

Mi történik, ha valami váratlan történik?

Egy rendezvényen szinte mindig történik valami váratlan.

Késik egy beszállító.

Lemond egy előadó.

Megváltozik az időjárás.

Meghibásodik egy technikai eszköz.

A különbség nem az, hogy történik-e probléma, hanem az, hogy ki kezeli azt.

A rendezvényszervező feladata nem csupán a szervezés, hanem a gyors döntéshozatal és a megoldások megtalálása is.

Sok esetben a vendégek észre sem veszik, hogy egyáltalán történt valami.

Milyen feladatokat veszünk le a megrendelő válláról?

Az Essentia Event teljes körű támogatást nyújt a tervezéstől a lebonyolításig.

Többek között:

✔ helyszínkeresés

✔ ajánlatkérések

✔ költségvetés

✔ forgatókönyv

✔ szolgáltatók koordinációja

✔ technikai egyeztetés

✔ regisztráció

✔ helyszíni lebonyolítás

✔ bontás

Így ügyfeleinknek nem a szervezési részletekkel, hanem a vendégeikkel kell foglalkozniuk.

A legjobb rendezvényszervezők nem attól különböznek, hogy náluk soha nem történik váratlan esemény, hanem attól, hogy felkészülten kezelik azokat.

A háttérben folyamatosan figyeljük a folyamatokat, szükség esetén azonnal döntünk, és úgy oldjuk meg a felmerülő helyzeteket, hogy a vendégek ebből lehetőleg semmit ne vegyenek észre.

Ez a nyugodt, professzionális jelenlét ad valódi biztonságot a megrendelőnek is.

Mikor nincs szükség rendezvényszervezőre?

Talán meglepő lesz, de vannak olyan helyzetek, amikor valóban nincs szükség külső rendezvényszervezőre.

Ha egy kisebb, 15–20 fős belső megbeszélésről vagy egyszerű csapatvacsoráról van szó, amelyet a vállalat saját csapata könnyedén megszervez, akkor valószínűleg elegendő a belső koordináció.

Akkor is működhet a saját szervezés, ha van tapasztalt munkatárs, aki rendelkezik elegendő idővel, ismeri a folyamatokat és biztosan kézben tudja tartani a szervezést.

Mi mindig azt valljuk, hogy a rendezvényszervező feladata ott kezdődik, ahol a rendezvény összetettsége, kockázata vagy mérete már indokolja a szakmai támogatást.

Ezért nem minden eseményhez ajánljuk a teljes körű rendezvényszervezést.

Essentia tipp

Ha bizonytalan vagy, hogy szükséged van-e rendezvényszervezőre, kérj egy kötelezettség mentes 30perces konzultációt.

Sok esetben már egy rövid szakmai egyeztetés is segít eldönteni, hogy elegendő néhány tanács, vagy érdemes teljes körű szervezési támogatást igénybe venni.

Ősszegzés

Egy jó rendezvényszervező nemcsak eseményeket szervez, hanem biztonságot, kiszámíthatóságot és nyugalmat is ad a megrendelőnek.

A háttérben összehangolja a szolgáltatókat, kezeli a váratlan helyzeteket, figyel a részletekre, és gondoskodik arról, hogy a résztvevők számára minden gördülékenyen működjön.

Az Essentia Eventnél hisszük, hogy a sikeres rendezvény nem attól emlékezetes, hogy soha nem adódik váratlan helyzet, hanem attól, hogy a vendégek ebből semmit sem érzékelnek.

Ez az a láthatatlan munka, amely több mint 18 éve meghatározza a szemléletünket.

Kérj személyes konzultációt!

Ha rendezvényszervezőt keresel Budapesten, vagy szeretnéd átbeszélni a következő céges rendezvényedet, vedd fel velünk a kapcsolatot!

Egy kötetlen beszélgetés során segítünk felmérni az igényeket, és közösen megtaláljuk a vállalatod számára legjobb megoldást.

Időpontot kérek konzultációra